Como ya he comentado en otros artículos es complicado aplicar metodologías o entornos de trabajo de Agilidad directamente en Recursos Humanos. El motivo es porque dichos frameworks se diseñaron para entornos de desarrollo software (desarrollo de aplicaciones informáticas).

Así por ejemplo, cuando alguien me dice que quieren aplicar SCRUM (un framework Agile) directamente en procesos de RRHH, lo primero que me surge es la pregunta ¿Cómo lo vas a adaptar?  ¿Cómo vas a adaptar un entorno de trabajo que se gestó de forma empírica en un entorno de desarrollo software y por/para ingenieros informáticos? ¿Cómo vas a adaptar el hecho de que está diseñado mediante el ensayo y error durante 2 años con personas que tenían un trabajo concreto y tendencias de comportamiento específicas?

La gran ventaja, para poder responder a las preguntas anteriores, es que esto te pase estando en RRHH, puesto que ya dispones de las herramientas y los conocimientos que te permitirán hacer esta adaptación. El problema lo suelen tener otras áreas, tipo departamento Comercial, desarrollo de nuevo negocio, producción o marketing, cuando necesitan “adaptar” SCRUM y no saben por dónde empezar.

Tu ventaja en RRHH tiene que ver con que eres especialista en personas, en comportamientos y sobretodo en mentalidad. Y algo que está claro que ser, mejor dicho, comportarse AGILE tiene que ver con los valores, las actitudes y la mentalidad que tienen las personas. Si la mentalidad no es AGILE, las personas se dedican a seguir procedimientos, guías, artefactos y herramientas sin saber lo que están haciendo. Y si las personas incorporan rápidamente una mentalidad AGILE en sus Valores, sus principios y sus creencias personales, entonces sabrán adaptarse rápidamente y convertir las herramientas o artefactos en algo útil que les permita establecer procesos y métodos propios Agiles

Para comprender todo esto, te voy a ayudar a ver como coger SCRUM, y en concreto una de sus “ceremonias” y adaptarla para su funcionamiento con cualquier otro colectivo, en cualquier otro espacio que no sea el desarrollo software

. He elegido una de las reuniones más sencillas para que sea fácil comprender como hacerlo: “Las Daily Stand-up meetings”.

Según SCRUM es la reunión de seguimiento del proyecto que se hace diariamente entre los miembros del equipo para, por un lado ponerse al dia, por otro lado dar reporting al resto del equipo y finalmente detectar posibles obstáculos a la evolución del mismo. Si buscas información de esta reunión, básicamente lo que encontrarás es que es una reunión que se hace en 10, máximo 15 minutos, y que en este tiempo, todos los miembros del equipo responden a 3 preguntas:

–         ¿Qué hice ayer de lo que tenía comprometido a hacer?

–         ¿Qué voy a hacer hoy?

–         ¿Qué obstáculo (si lo hay) me he encontrado que no me está permitiendo cumplir con la previsión de esfuerzo que hice sobre la tarea en la que estoy trabajando?

Desde luego, es llamativa esta reunión: “De pié”, “en solo 15 minutos”, “con reporting”, “con accountability”, “con detección de obstáculos”… ¡Qué maravilla! ¡Yo quiero una!…

El problema es que no existe nada tan fácil que sea aplicable en cualquier entorno, con cualquier tipología de perfil personal y con cualquier tipo de equipo.

¿Por qué ha funcionado la ‘Daily stand-up meeting’ (donde ha funcionado)?

Lo que no te han contado es que los equipos de SCRUM en desarrollo de aplicaciones informáticas son equipos de entre 5 y máximo 9 personas, que trabajan durante un plazo bastante largo de tiempo conjuntamente y en exclusividad en un proyecto. Hablamos de equipos que llegan a un alto nivel de colaboración y que tienen la necesidad de ponerse al dia… cada dia!. Resumiendo, esta herramienta que se creó empíricamente, se creó en un entorno:

–         De CONFIANZA entre los participantes, que eran pocos y en un proyecto COMÚN.

–         De DEDICACIÓN EXCLUSIVA a un proyecto

–         De personas que mayoritariamente tenían un determinado perfil de tendencia de comportamiento (el de ingenieros informáticos)… e incluso una determinada edad.

–         De personas que creían en la Agilidad y que se esforzaban por incorporar a su forma de ser y de pensar los Valores Agile, los principios de trabajo Agile y la mentalidad Agile.

¿Qué sucede cuando no se cumplen los requisitos anteriores?

Imagina que sucede cuando por ejemplo, las personas trabajan en varios proyectos… y tuvieran que hacer 5 reuniones cada dia “Daily Stand-up Meetings”… ¿Cómo crees que se sentirían?

Imagina que sucede cuando NO hay CONFIANZA entre las personas que participan en la reunión? ¿Contarán todos lo que realmente sucede? ¿Serán transparentes y honestos (un valor Agile)?

Imagina que sucede cuando las personas NO tienen la mentalidad Agile incorporada, y alguno de ellos tiene la “necesidad personal de demostrar a los demás todo lo que ha hecho, lo bien que lo ha hecho, lo bueno/a que es… y consume 15 minutos en su exposición cada vez que habla”….

Imagina este último caso, e imagina como lo resuelve un SCRUM MASTER que tiene la misma mentalidad y tendencia de comportamiento que el que ha generado el problema: Pues se le ocurre que para que ninguna persona consuma más de los 2 minutos que le corresponden, y realmente seamos “Agiles”, pues todo el mundo a tomar una posición incómoda como en la foto… y lo peor de todo es que NO ES BROMA. Esto sucede!!

¿Te imaginas así en tu departamento de RRHH? ¿o a tu CEO en esa postura?

¿Y cómo adaptar la ‘Daily stand-up meeting’?

Pues tienes que tener en cuenta los siguientes factores:

–         Que sea sostenible para el equipo, y responda a la necesidad de los proyectos AGILES de estar todos actualizados. Quizá supone hacerla 1 o 2 veces por semana en vez de cada día.

–         Que sea útil, y por tanto las personas se sientan en CONFIANZA para poder compartir la situación real de las tareas, así como de los obstáculos (permisividad ante el error y colaboración genuina).

–         Que las personas dispongan de herramientas para poder cumplir con el objetivo de una reunión de este tipo, independientemente de su tendencia natural de comportamiento. Por ejemplo, si pensamos en sistemas de diagnóstico de tendencias como DISC, Insight Discovery, InsightColors, Bridge o similar, disponer de herramientas para poder atender las necesidades de comunicación y expresión, no solo de perfiles C/Azules o D/Rojos, sino también de perfiles S/Verdes o I/Amarillos. Aquí os recomiendo por ejemplo, sistemas proyectivos como cartas Sikkhona, DIXIT o Ikonikus.

Si te interesa desarrollar esa mentalidad y adquirir las herramientas te recomiendo los cursos de esta plataforma TODOS LOS CURSOS